• Кейсы и публикации
  • О компании
  • Контакты
Что вы ищете
    Минтруд поменял Правила ведения персонифицированного учета
    Право 25 сентября 2023

    Минтруд поменял Правила ведения персонифицированного учета

    Ситуация: 

    Со 2 июня 2023 года вступила в силу новая инструкция Минтруда о порядке представления работодателями персонифицированных сведений в составе единой формы отчетности (ЕФС-1), утверждённая Приказом Минтруда России от 03.04.2023 N 256н.

    Новая инструкция содержит обновленные требования к представлению информации о работниках в единой форме отчетности, а также определяет порядок ее заполнения и сроки ее представления в территориальные органы СФР.


    Решение:

    Работодатели должны внимательно изучить новые требования и начать их выполнять с момента вступления в силу инструкции, чтобы избежать штрафных санкций.

    Отчетность можно сдавать как в бумажной форме - лично страхователем либо его уполномоченным представителем в территориальные органы СФР или по почте, так и в электронной форме - посредством электронной почты.

    Следует обратить внимание, что новая инструкция исключила сдачу отчетности через сайт ПФР и МФЦ.

    Сроком сдачи лично будет дата фактического представления, по почте - согласно почтовому штемпелю.


    Установлен срок сдачи анкеты зарегистрированного лица

    Анкету зарегистрированного лица, если на него еще не открыт индивидуальный лицевой счет в СФР, надо представить не позднее следующего рабочего дня после принятия его на работу или заключения гражданско-правового договора,

    Этот срок очень важен для того, чтобы работники могли получить доступ к различным социальным выплатам в случае временной нетрудоспособности или в связи с материнством. Поэтому страхователь должен быть внимательным и соблюдать все требования закона при регистрации новых работников в СФР.


    Изменения вносятся в процесс внесения и проверки сведений

    Согласно новым правилам, полученные от работодателей данные СФР должны быть внесены на лицевые счета работников в течение определенного периода времени:

    • сведения о трудовой деятельности и договорах ГПХ - в течение 3 рабочих дней;
    • сведения о стаже – в течение 1 месяца;
    • информация от ФНС о зарплате, страховых и фиксированных взносах ИП также должна быть внесена в течение 1 месяца.

    Если Фонд сообщает об ошибке или требует скорректировать отчет, то работодатель обязан исправить это в течение 5 рабочих дней со дня получения уведомления. Однако, если работодатель сам заметил ошибку и успел предоставить корректные данные до того, как ее заметил Фонд, то штрафов не будет.

    Инструкция Минтруда также содержит указания по оформлению СНИЛС для новых сотрудников. Для этого работодатель должен направить в территориальный орган СФР анкету АДВ-1, которую должен подписать сам сотрудник. В случае, если сотрудник не может подписать анкету лично, например, из-за болезни или нахождения в командировке, анкету может подписать работодатель от его имени.

    Анкета АДВ-1 содержит персональные данные сотрудника, такие как ФИО, дата и место рождения, паспортные данные и другую информацию, необходимую для оформления СНИЛС. После получения анкеты, территориальный орган СФР регистрирует сотрудника и выдает ему СНИЛС.

    Важно отметить, что СНИЛС является обязательным документом для трудоустройства и получения социальных выплат в будущем, поэтому работодатель должен оформить его для каждого нового сотрудника в кратчайшие сроки.

    С момента вступления в силу новой инструкции прежняя инструкция о порядке ведения индивидуального (персонифицированного) учета, утвержденная Приказом Минтруда от 22.04.2020 No 211н, теряет силу.


    Действующий порядок

    Напомним, что с нового года ПФР и ФСС объединились в единый Социальный фонд России (СФР).

    В соответствии с новыми правилами, работодатели должны представлять персонифицированные сведения в составе единой формы отчетности (ЕФС-1). Это значит, что информация о каждом работнике должна быть указана отдельно и персонально для каждого сотрудника. Инструкция Минтруда определяет порядок представления таких сведений, основные требования к их содержанию и форме, а также сроки приема и учета сведений территориальными органами СФР.

    В связи с этим, работодатели должны тщательно следить за правильностью и своевременностью представления персонифицированных сведений в Фонд социального страхования, чтобы избежать штрафных санкций.

    Согласно инструкции Минтруда, работодатель должен представлять индивидуальные сведения обо всех работниках, включая лиц, заключивших договоры гражданско-правового характера, договоры авторского заказа и другие договоры, связанные с выполнением трудовых функций. Кроме того, в единой форме отчетности (ЕФС-1) также должны быть указаны лицензионные договоры о предоставлении права использования произведения науки, литературы, искусства, а также данные бухгалтерского учета.

    При этом необходимо представлять индивидуальные сведения на основании приказов и других документов кадрового учета страхователя, которые подтверждают трудовые отношения или заключение договора гражданско-правового характера.

    Важно отметить, что правильное и своевременное заполнение ЕФС-1 является одним из условий для получения социальных выплат и пенсий работниками, поэтому работодатели должны тщательно следить за точностью и актуальностью представляемой информации.

    Работодатель должен представлять в составе единой формы сведения о перечисленных дополнительных страховых взносах на накопительную пенсию и уплаченных взносах работодателя, если такие взносы были уплачены.

    Это требование обусловлено тем, что работодатель обязан перечислять дополнительные страховые взносы на накопительную пенсию за своих работников в размере не менее 6% от начисленной зарплаты каждого работника. При этом работодатель может уплачивать некоторую часть этих взносов за свой счет, а некоторую часть — за счет работников.

    Сведения о перечисленных взносах на накопительную пенсию и уплаченных взносах работодателя должны быть внесены в единую форму сведений, которая представляется в Фонд социального страхования.

    Таким образом, работодателям необходимо обратить внимание на изменения в порядке представления персонифицированных сведений в составе формы ЕФС-1, а также на сроки их внесения и проверки. Кроме того, следует уделить особое внимание правилам оформления СНИЛС на новых сотрудников.


    Автор: Юрист Линии Консультаций КонсультантПлюс
    Новерская А.В.

    Кейс
    Регистрация граждан Белоруссии в РФ: сроки, нормы и практика
    Кейс
    Как оформить перевод сотрудника к другому работодателю ЗУП редакция 3.1
    Кейс
    Компенсация отгулов при увольнении
    Кейс
    Кто должен платить за старые долги? Разбираем права нового собственника квартиры
    Кейс
    Возврат займа контрагенту
    Кейс
    Как загрузить документ поступления из файла (быстрый доступ)
    Кейс
    Отчет о розничных продажах. Групповое изменение субконто по одной номенклатуре
    Кейс
    Право на запрос персональных данных покупателя при возврате некачественного товара
    Кейс
    Количество отгулов, оставшееся у сотрудника
    Кейс
    Отчётность членов КФХ по доходам: нужно ли сдавать 3-НДФЛ?
    Кейс
    Ответственность за самовольную установку рекламной конструкции
    Кейс
    Размер суточных при загранкомандировке с 01.01.2025, не облагающийся НДФЛ
    Кейс
    Как принять к вычету НДС, ранее учтенный в стоимости услуг
    Кейс
    Порядок учета доходов в целях исчисления налога УСН
    Кейс
    ЕНС. ИП личные налоги физического лица
    Кейс
    Увольнение по собственному желанию, после получения предупреждения о сокращении должности
    Кейс
    Доходы и расходы по УСН при применении НДС с 2025 года
    Кейс
    Безвозмездная передача автомобиля физлицу: НДС, НДФЛ и оформление документов
    Кейс
    Пониженный тариф для МСП с 01.01.2025
    Кейс
    Вычеты на детей в 2025 году