Как перейти на кадровый ЭДО за один месяц? Расскажем на реальном примере!
С задачей перейти на кадровый электронный документооборот (КЭДО) к нам обратился клиент - один из крупнейших автодилеров Санкт-Петербурга, работающий на рынке с 1995 года.
В составе компании - шесть автодилерских центров, штат - свыше 350 сотрудников. В среднем в день происходит от 3 до 5 трудоустройств. В кадровой службе работают два специалиста.
Объем кадровых документов - около 3500 единиц в год (в среднем 10 документов на сотрудника).
Кадровый ЭДО в компании решили внедрять уже давно, но длительное время не могли решиться. Рассматривали разные сервисы, представленные на рынке, и в итоге остановились на сервисе 1С: Кабинет сотрудника.
1С: Кабинет сотрудника - это специальный сервис для КЭДО, разработанный фирмой 1С и встроенный в популярные программы 1С: Предприятие. Обработка, подписание и отправка документов происходит в привычном интерфейсе программы 1С. Сотрудники отправляют заявления, запросы и подписывают кадровые документы в своем личном кабинете, который доступен из удобного мобильного приложения или через веб-браузер на любом устройстве.
С помощью сервиса 1С: Кабинет сотрудника можно:
- публиковать для сотрудников расчетные листки;
- получать запросы на налоговые вычеты, справки;
- подавать и согласовать заявления на отпуск, формировать и утверждать график отпусков;
- подавать заявления на отсутствие (болезнь, личные дела и т.д.),
- подписывать с сотрудниками приказы и распоряжения, а также произвольные документы.
Для подписания сотрудники использует усиленную неквалифицированную подпись. Она выпускается в рамках сервиса абсолютно бесплатно.
Специалисты ЧДК-Автоматизации провели анализ кадровых процессов компании, активировали тестовый период, сделали все необходимые настройки. 1С: Кабинет сотрудника можно использовать до 45 дней бесплатно и без ограничений - это очень удобно, чтобы познакомиться с сервисом.
Поскольку сервис встроен в систему 1С - большое обучение работе не потребовалось: в целом, хватило 3-часового курса из нескольких занятий. Также очень полезной оказалась документация к сервису - фирма 1С подготовила понятные и подробные руководства и для специалистов по кадрам, и для обычных пользователей.
Помимо настройки, потребовалось и документационное обеспечение перехода на КЭДО: положение о КЭДО, приказы, согласия и т.д. Мы предоставили клиенту все необходимые шаблоны документов, так что это заняло совсем немного времени.
После обучения и настройки клиент начал активно работать в сервисе - его возможности полностью устроили компанию. Сейчас в сервисе подключено 300 кабинетов - это почти все сотрудники. На переход понадобился один месяц.
Ранее оформление нового сотрудника занимал до 10 дней. Документы приходилось пересылать курьерской службой, отслеживать их подписание и отправку обратно в офис. С подключением сервиса 1С: Кабинет сотрудника эта проблема решилась. Теперь оформление и подписание документов не превышает 20-30 минут для любого сотрудника. Снизились финансовые затраты на печать и доставку документов. Только за два первых месяца использования через сервис было подписано свыше 500 документов!
Пользу от перехода на 1С: Кабинет сотрудника ощутили не только кадровые специалисты, но и сотрудники компании. Ведь теперь, чтобы заказать справку, подать заявление на отпуск или подписать приказ, им достаточно зайти в личный кабинет сервиса в приложении или на сайте, в любое время и где бы они ни находились. Это быстро и удобно. При этом все данные надежно защищены: сотрудники не увидят ничего, кроме отправленных им документов, а подпись, которая используется в сервисе, за пределами КЭДО не имеет юридической силы. Для входа в систему используется двухфакторная аутентификация (логин-пароль и активация на номер телефона).
Все документы, подписанные в сервисе, имеют юридическую силу и хранятся вместе с отпечатками ЭЦП подписавших сторон. Вы можете хранить документы в вашей базе 1С, - а можете выгружать на внешнее хранилище вместе с подписями или распечатывать с “синими” оттисками ЭЦП.
Стоимость сервиса - очень невысокая, от 21 рубля в год за сотрудника. Это существенно ниже аналогичных сервисов и не несопоставимо дешевле, чем ведение учета на бумаге.
Если вас заинтересовал кадровый ЭДО или возникли вопросы, - мы готовы бесплатно проконсультировать вас. Обращайтесь по телефону (812) 334-44-72 или заполните форму ниже.
ЧДК-Автоматизация - один из лидеров Санкт-Петербурга по внедрению и сопровождению программ 1С: Предприятие. Наши знания и опыт подтверждены сертификатом “Центра компетенции по кадровому ЭДО”.
