Право 19 апреля 2022

Хранение первички: проект о переводе бумажных документов в электронные прошел первое чтение

Проект устанавливает порядок конвертации электронных и перевода бумажных документов в электронные, а также правила долгосрочного хранения последних. В обзоре рассмотрим основные изменения в Законах об информации и о бухучете, которые касаются документов бухгалтерского учета.

Что такое электронные и материальные дубликаты документов, конвертация

В Законе об информации планируют указать, что под электронным дубликатом понимают копию бумажного документа, представленную в электронной форме.

Материальный дубликат электронного документа создают в виде документа на материальном носителе, для воспроизведения которого не нужны техсредства.

Конвертация электронного документа - это изменение формата исходного документа с сохранением его структуры и содержания.

Создание и хранение электронных и материальных дубликатов документов бухгалтерского учета

Право создавать электронные и материальные дубликаты, хранить электронные документы хотят дать обладателю или обладателям исходного документа (в зависимости от того, как он подписан: единолично или совместно). Создание дубликатов должно обеспечивать их равнозначность исходным документам и неизменность их юридической значимости в процессе хранения.

Документы предлагают признавать равнозначными, если дубликат создали указанные лица и одновременно выполняются условия:

- содержание и форму исходного документа сохранили в неизменном виде;

- дубликат документа подписан усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) или собственноручной подписью того или тех, кто его создал;

- электронный дубликат или УКЭП позволяют определить дату и время его создания либо дубликат содержит метку доверенного времени;

- выполнили требования к процедуре создания электронных и материальных дубликатов документов.

Конвертация первички, регистров бухучета, бухгалтерской и финансовой отчетности

Планируется, что конвертировать документы бухучета будут вправе тот или те, кто подписал исходный электронный документ (в зависимости от того, как он подписан: единолично или совместно). Конвертация должна обеспечить равнозначность конвертированных документов исходным. Документы предлагают признавать равнозначными, если их конвертировали указанные лица и одновременно выполняются условия:

- содержание и структуру исходного документа сохранили в неизменном виде;

- конвертированный документ подписали УКЭП лицо или лица, которые его создали;

- конвертированный документ или УКЭП позволяют определить дату, время конвертации; этот документ содержит метку доверенного времени и позволяет определить формат исходного электронного документа;

- УКЭП проверили и ее принадлежность подтвердили по Закону об электронной подписи;

- выполнили требования к процедуре конвертации электронных документов.

Сохранение юридической значимости электронных документов

Юридическую значимость электронного документа, завершенного делопроизводством, планируют признавать неизменной в течение срока хранения, если обеспечили:

- его неизменность, целостность, пригодность для использования, возможность передачи третьим лицам;

- автоматическую регистрацию действий с ним в течение срока хранения и сохранность информации о регистрации в течение срока хранения и трех лет после его окончания;

- его подписание УКЭП уполномоченного лица либо повторное подписание в случае, если истек срок действия сертификата ключа электронной подписи;

- подтверждение действительности УКЭП, которой первоначально подписан документ;

- возможность предоставить документ, подписанный УКЭП уполномоченного лица, третьим лицам в случаях, предусмотренных законом или договором;

- соблюдение требований к порядку хранения электронных документов.

Сроки хранения документов

В проекте предлагают установить срок хранения:

- для электронного дубликата. Он должен быть равен сроку хранения исходного документа на материальном носителе, не истекшему на дату создания дубликата;

- для конвертированного электронного документа. Он должен быть равен сроку хранения исходного электронного документа, не истекшему на дату конвертации;

Сроки хранения документов, по которым провели конвертацию или создали электронный или материальный дубликат, хотят сократить. Такие сроки составят:

- для первичных документов и регистров бухучета - 1 год с окончания года, в котором этот документ использовали последний раз для составления бухотчетности;

- для бухотчетности - 1 год с окончания отчетного периода, за который ее составили.